Trwały nośnik

Relacje z klientami i partnerami wymagają ciągłej wymiany korespondencji o charakterze formalnym. Zmieniają się warunki świadczenia usług, cenniki, regulaminy, podpisywane są nowe umowy i aneksowane obowiązujące.

Przepisy wymagają, by takie dokumenty przechowywać i dostarczać w sposób gwarantujący ich integralność i niezaprzeczalność. Ten obowiązek można spełnić, wdrażając w firmie usługę Trwały Nośnik, która wyklucza możliwość jednostronnej zmiany lub usunięcia informacji, dzięki połączeniu technologii: blockchain gwarantuje niezaprzeczalność przechowywanych danych oraz umożliwia łatwą weryfikację oryginalności dokumentu przez dowolnych interesariuszy, a WORM zapewnia ich nieusuwalność.

Równie istotne jak przepisy, jest sprawność organizacji w obszarze zarządzania relacją z klientem. Zastosowanie rozwiązania cyfrowego pozwala na odtworzenie informacji w sposób błyskawiczny,  zarówno na potrzeby klienta (w tym reklamacje), jak i potrzeby audytu wewnętrznego oraz zewnętrznego. Zarządzanie archiwum cyfrowym, w miejsce papierowego, wsparte cechami trwałego nośnika odróżniającymi go od zwykłej elektronicznej bazy danych, pozwala na istotne oszczędności w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.

Łatwość integracji usługi Trwały nośnik z innymi procesami biznesowymi umożliwia zaproponowanie klientom/konsumentom istotnego uproszczenia ich obsługi – wygodne sprawdzanie historii  korespondencji, ułatwione postępowanie reklamacyjne, itp. 

Rozwiązanie Trwały nośnik od KIR zapewnia dokumentom zarówno publicznym (regulaminy, warunki ogólne itd.), jaki spersonalizowanym (umowy), takie cechy jak:

dla podmiotu publikującego:

• publikacja dokumentu
• pobranie dokumentu
• anulowanie dokumentu
• zapomnienie klienta
• odczytanie historii dokumentu
• filtrowanie po wybranych kategoriach

dla klienta końcowego:

• podgląd dokumentu
• pobranie dokumentu
• weryfikacja dokumentu w Blockchain
• wyświetlenie historii dokumentu
• wyszukiwanie dokumentów po kategoriach

Trwały nośnik jest usługą, która została opracowana w odpowiedzi na zapotrzebowanie sektora bankowego, wynikające z regulacji w obrębie prawa polskiego i unijnego oraz w konsekwencji orzecznictwa sądowego w zakresie ochrony praw konsumenta. Jednak wraz z upływem czasu potrzeby regulacyjne ustępują istotnym potrzebom obsługowym i korzyściom kosztowym. Po raz pierwszy Trwały nośnik zastosowano w PKO Banku Polskim do udostępnienia zestawień transakcji płatniczych dla kart kredytowych oraz dokumentacji posprzedażowej, dotyczącej pożyczek gotówkowych. Narzędzie zostało jednak zaprojektowane w taki sposób, by móc obsługiwać pełną dystrybucję dokumentów bankowych.

Funkcjonalność Trwałego nośnika, zweryfikowana przez klientów w sektorze bankowym, została doceniona w kolejnych branżach – np. w ubezpieczeniach, logistyce, produkcji żywności i e-commerce. Trwały nośnik może przynieść istotne korzyści wszędzie tam, gdzie istotna jest trwałość informacji oraz wygoda posługiwania się nimi. Silnie regulowanym sektorem, który z powodzeniem może wykorzystywać technologię rejestrów rozproszonych, jest opieka zdrowotna czy przemysł farmaceutyczny – np. w zakresie dostępu do informacji medycznych czy też kontrolowania procesu produkcji i sprzedaży leków w oparciu o łańcuchy bloków lub przechowywania i katalogowania danych w urządzeniach medycznych.

Trwały nośnik, oparty równocześnie na blockchainie i na macierzach obiektowych z technologią WORM, jest uniwersalnym narzędziem, które znajdzie zastosowanie w każdej branży, w której wykorzystywane są poufne informacje – np. w sektorach medycznym, telekomunikacyjnym czy ubezpieczeniowym. Jest to rozwiązanie ponadsektorowe. Z czasem z tej technologii coraz częściej korzystać będą również inne branże – np. produkcja przemysłowa, budownictwo, zarządzanie nieruchomościami, franchising, kultura, usługi publiczne i administracja czy też szkolnictwo.

Oczekiwania klientów w obszarze wygody i pewności ich obsługi oraz zasady optymalizacji organizacji pracy po stronie przedsiębiorstw powodują, że usługa Trwały nośnik staje się stałym elementem portfela rozwiązań cyfrowych w każdym nowoczesnym przedsiębiorstwie.  

Kryteria określone wymogami ustawy spełniają różne nośniki - np. płyta CD, DVD, pendrive (nośnik USB), ale także papierowy wydruk przesłany w formie tradycyjnego listu, ponieważ są to narzędzia, które gwarantują odtworzenie treści informacji w określonym czasie w niezmienionej, pierwotnej wersji. Przedsiębiorca lub konsument mogą przesyłać do siebie informacje wykorzystując każdą z tych opcji. W każdym przypadku jednak trzeba brać pod uwagę ich niedoskonałości: koszt generowany przez wybraną formę, złożoność obsługi procesu zwłaszcza w przypadku wielu klientów indywidualnych i częstych zmian w dokumentacji formalnej oraz ograniczenia techniczne – np. brak możliwości odtworzenia płyty CD w nowoczesnych urządzeniach.

Wymogów trwałego nośnika nie spełnia przesłanie do konsumenta wiadomości e-mail, gdzie w treści przedsiębiorca zamieści link do swojej strony internetowej, na której zamieści informacje dedykowane konsumentowi, ani plik do pobrania zawierający informacje będące potwierdzeniem spełnienia obowiązków informacyjnych. W takiej sytuacji konsument nie ma kontroli nad tym, co w przyszłości będzie się działo z udostępnionymi informacjami, ponieważ treściami zamieszczanymi na serwerze przedsiębiorcy zarządza sam przedsiębiorca.

Wykorzystanie Trwałego Nośnika w formie usługi oferowanej przez KIR, pozwala na przyspieszenie i usprawnienie obiegu informacji, wyeliminowanie kosztu wydruków, konfekcjonowania i dystrybucji, oszczędność czasu i ograniczenie niekorzystnego wpływu na środowisko. Klient i przedsiębiorca korzystają z jednego archiwum i współdzielą dokumenty. Dzięki digitalizacji przedsiębiorca nie tylko uzyskuje oszczędności, ale przede wszystkim zapewnia wygodę swoim klientom, gwarantując jednocześnie zgodność z regulacjami i wymogami prawnymi – w tym UOKiK i RODO. Dodatkowo warto wiedzieć, że technologia blockchain doskonale sprawdza się w przypadku ewentualnych ataków hakerskich – dzięki temu, że baza danych zakodowana jest za pomocą algorytmów kryptograficznych, Trwały Nośnik zapewnia najwyższy poziom cyberbezpieczeństwa.

Rozwiązania spełniające wymagania trwałego nośnika są oparte o różne technologie, jednak usługa od KIR jako zaufanej trzeciej strony spełnia wszelkie kryteria bezpieczeństwa. Technologia WORM w połączeniu z blockchain oraz rozwiązaniami, w których KIR od lat jest podmiotem wiodącym na rynku – czyli pieczęcią elektroniczną i znacznikiem czasu, spełniają najsurowsze wymagania dotyczące trwałego nośnika i są akceptowane przez UOKiK.