Baner_Kategorie_Identyfikacja i e-podpis_desktop.jpg

Włącz cyfrowy urząd

Cyfrowy sposób na przyjazny urząd

Powrót
Page background
Page background
Produkt_w_skrocie_ADMINISTRACJA_Pieczec_elektroniczna_desktop.jpg Logotyp_Szafir.png

Co to jest pieczęć elektroniczna?

Pieczęć elektroniczna to cyfrowy certyfikat, który potwierdza, że doręczony dokument pochodzi z danej instytucji. E-pieczęć jest wydawana podmiotom posiadającym osobowość prawną, m.in. firmom, organizacjom, jednostkom samorządu terytorialnego i innym urzędom administracji publicznej. Podobnie jak podpis elektroniczny, e-pieczęć potwierdza formalny charakter dokumentów i gwarantuje ich skutki prawne. Wykorzystanie cyfrowego obiegu znacząco przyspiesza komunikację z klientami i partnerami.  

Sprawdź warianty e-pieczęci

Dlaczego warto stosować e-pieczęć

Usprawnienie pracy.jpg

Automatyzacja i usprawnienie procesów w codziennej pracy urzędu.

mSzafir_wariant integracyjny.jpg

Kwalifikowana pieczęć potwierdza integralność danych i autentyczność ich pochodzenia. Ma określone skutki prawne i może być dowodem w postępowaniu sądowym.

Usprawnienie pracy urzędu.jpg

Digitalizacja wewnętrznej i zewnętrznej dokumentacji w systemach urzędu.

regulacje prawne.jpg

To rozwiązanie regulowane przez rozporządzenie eIDAS, co sprawia, że ma zastosowanie jako narzędzie prawnie obowiązujące w każdym państwie Unii Europejskiej. E-pieczęć wydawana jest wyłącznie przez sprawdzonych dostawców usług zaufania, którzy widnieją w rejestrze NCC, prowadzonym przez Narodowy Bank Polski.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to:

  • Przesyłanie wiążących e-faktur – opieczętowanie dokumentu księgowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zapewnia integralność danych i poświadcza prawdziwość źródła pochodzenia dokumentu. Dzięki temu odbiorca wie, kto przesłał mu dokument i ma pewność, że nie został on zmodyfikowany.
  • Elektroniczne archiwum dokumentów – aktualnie obowiązujące prawo pozwala przetwarzać dokumenty papierowe na formę cyfrową. Korzystanie z kwalifikowanej pieczęci chroni instytucję w sytuacji utraty fizycznych dokumentów. Elektroniczna archiwizacja dokumentów ułatwia dostęp do danych i poprawia przepływ informacji wewnątrz instytucji. 
  • Udostępnianie elektronicznych zasobów geodezyjnych i kartograficznych – jednostki samorządowe mają możliwość wydawania map w formie cyfrowej do celów projektowych. Pieczęć kwalifikowana na dokumencie zapewnia autentyczność otrzymanego pliku.
  • Wydawanie dokumentacji urzędowej w formie elektronicznej – dzięki nowelizacji KPA urzędy mają możliwość wydawania pism, oświadczeń, zaświadczeń i decyzji w formie elektronicznej. Pieczętowanie nadaje moc prawną dokumentom urzędowym.  
  • Elektroniczne tytuły wykonawcze – urzędy mogą przesyłać między sobą noty obciążające, decyzje czy uchwały w formie cyfrowej. Przyśpiesza to egzekwowanie należności i zapewnia transparentność informacji.
  • Integralność i autentyczność dokumentów i ich kopii – po zastosowaniu kwalifikowanej pieczęci modyfikacja opieczętowanego pliku czy też jakakolwiek zmiana będzie wykryta w momencie weryfikacji pieczęci.
  • Automatyzacja wydawania dokumentów – dzięki wdrożeniu usług powiązanych z pieczęcią elektroniczną, można zautomatyzować procesy związane z wydawaniem decyzji, zaświadczeń czy umieszczaniem dokumentacji, np. w e-teczce.
  • Poczucie bezpieczeństwa dla wystawcy i odbiorcy dokumentu – pieczęć elektroniczna chroni personalne dane urzędnika, ponieważ nie zawiera prywatnych informacji. Większość spraw urzędowych nie wymaga udostępniania danych wrażliwych indywidualnego pracownika. Odbiorca e-dokumentu opatrzonego e-pieczęcią ma pewność, że pismo pochodzi z danej instytucji i że nikt nie dokonał w nim zmian.
  • Niższe koszty i dbałość o środowisko – zastąpienie papierowych dokumentów wersją cyfrową eliminuje koszty drukowania, kopiowania, dystrybucji i archiwizacji. Redukuje koszty i ślad węglowy.
  • Usprawnienie pracy i komunikacji – opieczętowane dokumenty są dystrybuowane drogą elektroniczną, co usprawnia kontakty wewnątrz i na zewnątrz urzędu. Przyspieszenie i ułatwienie obsługi dokumentów poprawia komfort pracy i oszczędza czas pracowników. 
  • Wizerunek nowoczesnej instytucji – dzięki stosowaniu cyfrowych narzędzi, urząd zyskuje wizerunek nowoczesnej instytucji, która szanuje czas swoich pracowników i klientów, i dba też o ekologię.  


    -> Więcej o e-pieczęci