![Page background](/themes/kir/images/page-bg-top.png)
![Page background](/themes/kir/images/page-bg-bottom.png)
![Produkt_w_skrocie_ADMINISTRACJA_Pieczec_elektroniczna_desktop.jpg](https://www.kir.pl/storage/image/core_files/2023/4/14/ecd82861a06dd1501a15123823562725/jpg/kir/desc-block-img-desktop/Produkt_w_skrocie_ADMINISTRACJA_Pieczec_elektroniczna_desktop.jpg)
![Logotyp_Szafir.png](https://www.kir.pl/storage/image/core_files/2023/2/16/61d5eafef08f70e6ed0a4fe4a761d1e8/png/kir/desc-block-label/Logotyp_Szafir.png)
Co to jest pieczęć elektroniczna?
Pieczęć elektroniczna to cyfrowy certyfikat, który potwierdza, że doręczony dokument pochodzi z danej instytucji. E-pieczęć jest wydawana podmiotom posiadającym osobowość prawną, m.in. firmom, organizacjom, jednostkom samorządu terytorialnego i innym urzędom administracji publicznej. Podobnie jak podpis elektroniczny, e-pieczęć potwierdza formalny charakter dokumentów i gwarantuje ich skutki prawne. Wykorzystanie cyfrowego obiegu znacząco przyspiesza komunikację z klientami i partnerami.
Dlaczego warto stosować e-pieczęć
![Usprawnienie pracy.jpg](https://www.kir.pl/storage/image/core_files/2023/2/8/a4987eb42d68c689be443dbeb1562773/jpg/kir/pros-block-img/Usprawnienie%20pracy.jpg)
Automatyzacja i usprawnienie procesów w codziennej pracy urzędu.
![mSzafir_wariant integracyjny.jpg](https://www.kir.pl/storage/image/core_files/2023/2/6/335e5943d5bdab8540f2a59dd6079225/jpg/kir/pros-block-img/mSzafir_wariant%20integracyjny.jpg)
Kwalifikowana pieczęć potwierdza integralność danych i autentyczność ich pochodzenia. Ma określone skutki prawne i może być dowodem w postępowaniu sądowym.
![Usprawnienie pracy urzędu.jpg](https://www.kir.pl/storage/image/core_files/2023/2/8/ec6016430605c1c5fae621f8b5f3d7a9/jpg/kir/pros-block-img/Usprawnienie%20pracy%20urzędu.jpg)
Digitalizacja wewnętrznej i zewnętrznej dokumentacji w systemach urzędu.
![regulacje prawne.jpg](https://www.kir.pl/storage/image/core_files/2023/2/3/9ffdcaea25a6b3ab65f8c17c4abcd708/jpg/kir/pros-block-img/regulacje%20prawne.jpg)
To rozwiązanie regulowane przez rozporządzenie eIDAS, co sprawia, że ma zastosowanie jako narzędzie prawnie obowiązujące w każdym państwie Unii Europejskiej. E-pieczęć wydawana jest wyłącznie przez sprawdzonych dostawców usług zaufania, którzy widnieją w rejestrze NCC, prowadzonym przez Narodowy Bank Polski.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to:
- Przesyłanie wiążących e-faktur – opieczętowanie dokumentu księgowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zapewnia integralność danych i poświadcza prawdziwość źródła pochodzenia dokumentu. Dzięki temu odbiorca wie, kto przesłał mu dokument i ma pewność, że nie został on zmodyfikowany.
- Elektroniczne archiwum dokumentów – aktualnie obowiązujące prawo pozwala przetwarzać dokumenty papierowe na formę cyfrową. Korzystanie z kwalifikowanej pieczęci chroni instytucję w sytuacji utraty fizycznych dokumentów. Elektroniczna archiwizacja dokumentów ułatwia dostęp do danych i poprawia przepływ informacji wewnątrz instytucji.
- Udostępnianie elektronicznych zasobów geodezyjnych i kartograficznych – jednostki samorządowe mają możliwość wydawania map w formie cyfrowej do celów projektowych. Pieczęć kwalifikowana na dokumencie zapewnia autentyczność otrzymanego pliku.
- Wydawanie dokumentacji urzędowej w formie elektronicznej – dzięki nowelizacji KPA urzędy mają możliwość wydawania pism, oświadczeń, zaświadczeń i decyzji w formie elektronicznej. Pieczętowanie nadaje moc prawną dokumentom urzędowym.
- Elektroniczne tytuły wykonawcze – urzędy mogą przesyłać między sobą noty obciążające, decyzje czy uchwały w formie cyfrowej. Przyśpiesza to egzekwowanie należności i zapewnia transparentność informacji.
- Integralność i autentyczność dokumentów i ich kopii – po zastosowaniu kwalifikowanej pieczęci modyfikacja opieczętowanego pliku czy też jakakolwiek zmiana będzie wykryta w momencie weryfikacji pieczęci.
- Automatyzacja wydawania dokumentów – dzięki wdrożeniu usług powiązanych z pieczęcią elektroniczną, można zautomatyzować procesy związane z wydawaniem decyzji, zaświadczeń czy umieszczaniem dokumentacji, np. w e-teczce.
- Poczucie bezpieczeństwa dla wystawcy i odbiorcy dokumentu – pieczęć elektroniczna chroni personalne dane urzędnika, ponieważ nie zawiera prywatnych informacji. Większość spraw urzędowych nie wymaga udostępniania danych wrażliwych indywidualnego pracownika. Odbiorca e-dokumentu opatrzonego e-pieczęcią ma pewność, że pismo pochodzi z danej instytucji i że nikt nie dokonał w nim zmian.
- Niższe koszty i dbałość o środowisko – zastąpienie papierowych dokumentów wersją cyfrową eliminuje koszty drukowania, kopiowania, dystrybucji i archiwizacji. Redukuje koszty i ślad węglowy.
- Usprawnienie pracy i komunikacji – opieczętowane dokumenty są dystrybuowane drogą elektroniczną, co usprawnia kontakty wewnątrz i na zewnątrz urzędu. Przyspieszenie i ułatwienie obsługi dokumentów poprawia komfort pracy i oszczędza czas pracowników.
- Wizerunek nowoczesnej instytucji – dzięki stosowaniu cyfrowych narzędzi, urząd zyskuje wizerunek nowoczesnej instytucji, która szanuje czas swoich pracowników i klientów, i dba też o ekologię.